調剤薬局事務

調剤薬局事務の初日の流れは?気をつけることや持ち物を解説

調剤薬局事務の仕事の初日はどんなことに気をつければいいの?

という方に向けて書きます。

  • これから調剤薬局事務の仕事を始める人
  • 調剤薬局事務の初日の出勤がどんな感じか気になる人
  • 初日にするべきことを簡潔に知りたい人

にオススメです。

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調剤薬局事務は2年ほど経験があり、その中で何人か新人事務員を教えた経験があるので少しでも役に立てば幸いです。

薬局の規模や忙しさによって新人教育の流れは違いますが、
私がいた薬局や知り合いの薬局に勤めている人に話を聞いたことを元に書いています。

ちなみに私がいた薬局は薬剤師3~4人事務3人(1人午前のみ)で、
処方箋枚数は120枚ほどで忙しい薬局だったので、
最初からガッツリ教えてもらうというよりも先輩事務員の時間があるときに仕事を教えてもらっていました。

調剤薬局事務の初日の流れ

調剤薬局事務の初日の流れを見ていきましょう。
私の初日の出勤時のことは青字で書いていきます。

出勤、あいさつ

指定された時間よりも5分ほど早く着いたのでまだ誰も来ていなくて待ちました。

出勤した人から順に自分の名前を言ってあいさつします。

(例)「今日からお世話になります、〇〇です。よろしくお願いします。」

初めに会った人にお菓子を渡します。
薬局長に渡すのがベストですが、薬局は出勤時間がシフトのところも多く必ず朝一番に会えるとも限らないので最初に会った人に渡すのがいいと思います。

(例)「よろしければ皆さんでどうぞ。」

お菓子は必ず持っていかなければいけない訳ではありあせんが、
中途入社で少人数の薬局の場合はなるべく持っていった方が印象が良いです。

社会人経験がない人が新人で入ってきたときは自分から名乗れていないなと気になったので、初めのあいさつは大事です。

午前の仕事

事務員の朝一番の仕事は清掃です。
事務の先輩にどの場所をどの用具で掃除すればいいか聞きメモしておきましょう。

カーテンを開けたり入口のドアを開けたりパソコンを立ち上げたりする仕事もありますが、
初めから教えられるかは分からないので、
先輩社員はどのような動きをしているかなというのは見ておくといいです。
何か月後かには1人で朝の作業をしないといけないかもしれないからです。

私がいた薬局は薬剤師は清掃せず、事務員のみが清掃していました。

忙しい薬局であれば、あまり説明する時間がとれないので、
初めは処方箋、保険証、お薬手帳の受け取りをしたり、
初めて来た患者さんにアンケート(問診)の記入をお願いしたりします。

シュレッダーやハンコを押すような雑務や
調剤薬局事務のテキストを渡され読んだり、
仕事の様子を見ていたりという場合もあります。

患者さんが少ない薬局では初めからパソコン(レセコン)操作を教えてもらう可能性もあるので、しっかりメモをしましょう。

お昼

薬局は近くの病院の午前中の診察が終わり患者さんが少なくなって順番に休憩に入ります。
少しタイミングをずらして休憩をする薬局が多いですが、
休憩中も薬局は開いている時間なのでお昼を中断して対応しなければいけません。

初日はお昼に入るタイミングは教えてもらえるので、
休憩室を使うルールがあるか聞きましょう。

今はコロナであまり休憩中に話ずらい雰囲気ではありますが、
休憩中に話ができそうであれば色々質問してみるといいです。
先輩社員も初めての人とどう接していいか迷っている部分もあるので、
気軽に話してみると打ち解けやすくなります。

スマホを見てしまうと相手も話かけずらくなってしまうので、
午前中に教えてもらったことを別にまとめると印象が良くなるのでオススメです。

この時間にある程度まとめておかないと、午後からも色々を教えてもらい、
何がどこに書いてあるかや自分の字が何を書いているのかが分からなくなってしまうので、
早め早めにまとめておくのが大事です。

しっかり何時から何時までと休憩時間は決まっていないと思うので、
1時間休憩であれば時間を見ておいて余裕をもって仕事に戻りましょう。

私は何時から休憩に入ったか忘れてしまうことが何回もありました(>_<)

午後の仕事

お昼休憩が終わってすぐには患者さんが来る時間にはならないと思うので、
何をすればいいか指示がなければ積極的にこの時間に何をすればいいか聞きましょう。

私のいた薬局では昼も掃除していました。昼で一度レジのお金が合っているかの確認をしていました。

午前よりも午後の方が病院に行く人は比較的少ないです。
夕方からは患者さんが増えはじめます。

患者さんが多いか少ないかで教える時間も変わり、することは午前とあまり変わらないのではないかと思います。

私は初日~3日くらいに調剤録のチェック(処方箋の内容と薬局で入力し直した内容が間違っていないかの確認)や
ピッキングの基礎について簡単に教えてもらいましたが、
忙しい薬局だったので完全に邪魔になっていました。

隣のクリニックが終わったら電話がかかってきて最後の患者さんが処方箋を持ってきて、
片付けをして終わりです。

初日は決められた時間に帰らせてもらえると思うので、
帰らせてもらえるうちにさっさと帰りましょう。
「お先に失礼します。」は必ず言って、
「明日もよろしくお願いします。」まで言えると尚印象が良いです。

調剤薬局事務の初日の持ち物

持ち物についてはあらかじめ言われると思うけど、あったらいいものについて書いていきます。

小さいのと大きいメモ帳2種類

大きいメモ帳は持ち運びに大変なのでポケットに入る縦開きの小さいメモを用意します。
説明をしてもらったらすぐ書けるようにポケットにメモを入れましょう。

大きいメモ帳(ノート)はメモをまとめるために必要です。
メモは単なるメモなのでまとめないと必ず後で分からなくなります。

みん
みん
後輩に仕事の手順を教えようとしたら「メモをロッカーに取りに行ってきます」と言われたときはなんだか教える気力が少しなくなりました…

ボールペン2個

ボールペンは2個以上持っていた方がいいです。
黒1色ではなくて赤青黒3色が良いです。
調剤録のチェック(処方箋の内容と薬局で入力した内容が合っているかの確認)で違う色を使う可能性があるからです。

ボールペンは忙しい薬局だと色んなところに置いて皆よく失くしていたので2個以上ある方がいいです。

私の薬局だけかもしれませんが、初めの頃はシャーペンで調剤録のチェックをしていたので、
シャーペンも一応持っておくといいかもしれません。

ファイル

パソコンの入力を教えてもらうようになったら画面コピーをとって印刷してつづるファイルが必要になります。
パソコン操作も毎日する操作と月に1度しかしない操作と頻度が違うと、
久しぶりにするものは何かメモや画面コピーを見ないと操作方法が分からなくなります。

これは新人だけでなく10年以上薬局事務をしているという人でも同じように印刷してファイルにつづっていつでも見れるようにしています。
なので100均のものでも大丈夫なので穴あけパンチで2か所穴を開けてつづれるリングファイルを用意しておくといいです。

シャチハタのハンコ


これも薬局によって違うと思いますが、シャチハタのハンコが家にあれば初日に持っていくといいです。
これは調剤録のチェックの最終確認や薬の受け取りをするときによく使います。

普通の印鑑だと大変なので、すぐ押せるハンコを使っている薬局は多いです。

可能であれば事前に聞いておくのも良いです。
経費で自分のハンコを作ってくれるところもありますが、私の薬局では毎日使う必需品だけど自腹で買っていました。

なので必要と言われるまでわざわざ買う必要はないけれど、あれば持っていくといいです。
私は初日は持っていっていなかったので後日近くの書店で買いました。

私のいた薬局では事務でハンコがごっちゃにならないように色を違うのにしていました。
可愛い色がいっぱいあるので見ているだけでも楽しいです。

指サック

紙がめくりやくなる指サックが薬局では活躍します。
薬局では、紙をたくさん使うので指サックがあると便利です。

これも必ず事前に用意しておかなければいけないものでもないので、
初日行ってみて他の人が使ってそうであれば本屋さんで購入するのでもいいです。

家にあれば持っていくといいと思います。

受け取った処方箋が受付した数と合っているかの確認が必ず必要になるのであれば役立つアイテムです。

調剤薬局事務の初日に気を付けること

次に調剤薬局事務の初日に気を付けることについて解説していきます。

とにかくメモをとる

初日に限らずですが、説明してもらったことは必ずメモをとりましょう。

特に何をメモすればいいの?

と気になる方もいるでしょう。

一字一句書きとることは無理ですが、
基本的に説明してもらったことは全部メモをとった方がいいです。

これくらいなら覚えられるということでも初日は特に新しいことばかり教えてもらうので、
単語でもいいので残しておいた方がいいです。

パソコン操作は必ずメモをとる

パソコン(レセコン)操作の説明を受けるときは細かくメモをとることが必要です。

薬局のレセコンは普通のパソコンとは全然違います。
私は医療事務から調剤薬局事務に転職しましたが、
それでも全然操作方法は違っていました。

説明を受けているときは分かった気になりますが、
実際自分で操作すると必ず分からなくなります。

メモは必ずまとめる

メモはとっただけだと何の意味もありません。
メモした後は休憩時や帰ってからまとめましょう。

何をメモしたかどこにメモしたかわからなくなるからです。
面倒だと思いますが手順が分からなくて何回も同じことを聞いてしまっては教えてくれた人に失礼なのであまり手を煩わせないようにしましょう。

薬局が忙しそうなとき

忙しそうなときはタイミングを見て何かできることないか聞きましょう。

「教えている暇がないから仕事している様子を見ていて」と言われて見学状態になったら事務の人の言葉づかいや動きを見ましょう。

言葉づかいか言い回しはメモしておいて覚えると自分が受付をするときに役立ちます。

初日に気になることは何でも聞こう

初日は何も分からないので当たり前なのでタイミングを見て気になることは何でも聞いておきましょう。
初めのうちに聞いておかないと何か月か経ったときにやっと聞いて「今更それを聞く?」というような感じになってしまい後の方が初歩的なことは聞きづらくなっていきます。

ここに書いていないことでも初日の出勤する前にこれを知っておきたかったということがあれば、
メモしておくと後輩に教える立場になったときに役立つと思います。

人は慣れてしまうと初日のときの緊張を忘れてしまうので、ぜひ初日のことを覚えていて次の人に活かしてもらえればなと思います。

それでは、また(*^-^*)

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